Руководство для генерального директора по спискам дел: как организовать и расставить приоритеты в своих задачах
Если вы утопаете в списках дел, вот как, по словам экспертов, вы можете привести свой список в порядок.
САРА ЛИНЧ
Если ваш ежедневный список дел длиннее, чем чек CVS, вы можете чувствовать себя подавленным, не зная, как все это сделать . Но понимание того, как управлять своими ежедневными задачами, является ключом к максимизации вашей эффективности в качестве генерального директора — и, таким образом, поддержки остальной части вашей компании.
Неудивительно, что у руководителей компаний много забот, а руководители стартапов могут быть особенно перегружены. В опросе 2023 года от Startup Snapshot, платформы обмена данными, ориентированной на развивающиеся компании, 59 процентов основателей заявили, что стали меньше спать с момента основания своего стартапа. Более трети заявили, что выгорели.
Вы можете проводить мозговой штурм по развитию нового бизнеса. Вы можете управлять растущим списком сотрудников, потребностями клиентов, узнаваемостью бренда и т. д. И прежде чем вы это осознаете, вы можете закончить день с туманным представлением о том, что вы сделали.
Но просто заполнить свой день встречами и жить в соответствии с тем, что приходит в ваш почтовый ящик, — непродуктивный подход, говорит бизнес-тренер Лейла Буллинг Таун: «Если то, что заставляет вас чувствовать, что вы вносите вклад, это: «Мой календарь заполнен, и у меня куча встреч. Я перегружен», то вы неэффективный генеральный директор».
ИЗБРАННОЕ ВИДЕО
Ее собака была больна — действительно больна. Она превратила его лекарство в быстрорастущий бизнес
Вместо этого, по словам Буллинг Тауна и других экспертов, вам следует намеренно управлять своим списком дел:
Определите «наилучшее и наиболее эффективное» использование вашего времени
Руководители малого бизнеса склонны думать, что они могут сделать все сами, говорит Маура Томас, эксперт по корпоративной производительности и управлению временем. Но по мере роста их компаний эта вера становится все более и более нереалистичной.
Таким образом, Томас рекомендует генеральным директорам задать себе вопрос: «Как наиболее эффективно и продуктивно использовать мое время?» Или, другими словами: «Что не будет сделано из того, что необходимо сделать, если я этого не сделаю?»
Для 49-летнего Стива Таплина, генерального директора и соучредителя Sonatafy Technology (компании по разработке программного обеспечения из Скоттсдейла, штат Аризона), самой высокой и лучшей работой является любая работа, связанная с клиентами его компании, в связи с недавним давлением на технологический сектор из-за высоких процентных ставок.
«Будучи компанией, предоставляющей технологические услуги, ничто другое не работает, если у вас нет… новых клиентов и вы не делаете своих существующих клиентов счастливыми», — говорит он. Поэтому он будет отдавать им приоритет перед внутренними задачами, если только эти задачи не будут особенно срочными.
Чтобы выяснить, что является этим наилучшим и наиболее эффективным использованием, Лора Стэк, президент и генеральный директор консалтинговой фирмы Productivity Pro из Касл-Рока, штат Колорадо, рекомендует руководителям оценивать «личную окупаемость инвестиций» в каждую из своих задач.
Что это будет, будет зависеть от каждого владельца бизнеса и каждой задачи, говорит Стэк. «Некоторые задачи имеют очень высокий PROI, потому что они приносят доход вашей организации. Это улучшает бренд вашей компании».
Адриенна Уте, 32 года, стратегический консультант из Солт-Лейк-Сити, штат Юта, обычно оценивает ценность задач в своем списке дел, например, по их «финансовому влиянию» или «влиянию на пропускную способность».
«Связано ли это с высокоэффективным сотрудником, которому нужно быстрое решение, прежде чем он сможет продолжить свою неделю? Это внешний партнер, который, возможно, ждет информации, которая влияет на сделку, которую мы делаем вместе?» — говорит она. На основе таких оценок она определяет свои приоритеты.
Ведите список «кому делегировать»
Как только вы расставите приоритеты в собственных задачах, вам нужно делегировать остальную работу своей команде. Это одно из основных отличий в управлении списками дел руководителей компаний от других участников, говорит Стэк: «отслеживание того, что делают для них другие люди».
Такое делегирование может быть неудобным для руководителей малого бизнеса, как говорит Томас, но она рекомендует им начать с составления списка «что делегировать». «Это своего рода «приятные дела» или вещи, которые я делаю, но это не лучшее использование моего времени. И таким образом они могут лучше использовать свой персонал».
Это порождает дополнительный список, который может быть полезен, говорит Томас: список «ожидания», который отслеживает делегированные генеральным директором пункты или невыполненные задачи, требующие других действий перед тем, как двигаться дальше. Ключевой совет здесь, говорит она: будьте предельно ясны в отношении сроков для пунктов, которые вы ждете, чтобы вы не гонялись за ними или не теряли счет.
Найдите то, что подходит именно вам, и придерживайтесь этого
Некоторые экспертные мнения расходятся относительно наилучшего способа организации списка дел. Например, Буллинг Таун призывает лидеров вести отдельные личные и профессиональные списки дел, в то время как Томас утверждает, что для основателей-генеральных директоров это может быть сложной задачей, поскольку границы между личной и деловой жизнью часто могут быть размытыми.
Действительно, Стэк признает, что ее способ не является окончательным и всеобъемлющим решением: «Это не «правильный метод». Это метод». И генеральные директора должны найти метод, который лучше всего подходит им.
Полезным партнером в этом процессе — каким бы он ни был — может стать цифровой инструмент, говорят эксперты, указывая на предложения от Microsoft, Trello, Asana и др. Например, в Sonatafy Technology Таплин говорит, что в основном использует Google Tasks, поскольку он может синхронизироваться с другими инструментами Google, которые он использует, такими как Workspace и Calendar.
«Это действительно помогает мне... Для меня не редкость иметь более 100 пунктов дел в день по разным темам», — говорит он. Сочетание этих программ, говорит он, позволяет ему «действительно расставлять приоритеты на день, на неделю, на месяц».
Как только у вас появится система, вам нужно будет придерживаться этого процесса и двигаться вниз по списку дел, говорит Стэк: «Когда вы расставляете их по порядку, неважно, хотите ли вы над этим работать или нет, это следующее. И поэтому это становится вопросом дисциплины».
Комментариев нет:
Отправить комментарий