Несколько лет назад я заметил интересную тенденцию среди моих друзей и коллег здесь, в Европе: вместо того, чтобы писать текстовые сообщения или личные сообщения, они начали присылать мне голосовые заметки. Некоторые были короткими, по минуте или меньше. Другие были не такими короткими, достигая даже пяти минут или дольше.

В последнее время, похоже, эта практика становится общепринятой в США. «Выгоревшие на экранах люди вместо этого отправляют длинные голосовые заметки», - сообщила газета Washington Post на прошлой неделе. А сегодня утром LinkedIn опубликовал короткую статью на тему «Распространение голосовых заметок».

Вначале я ненавидел подобные сообщения. Но со временем мое мнение изменилось.

Частично это связано с моей работой. Будучи тренером по эмоциональному интеллекту, я провел тысячи часов, исследуя, практикуя и помогая другим лучше понимать свои эмоции и управлять ими. При этом я начал ценить ценность голосовых сообщений.

Какие преимущества имеют голосовые сообщения по сравнению с письменными сообщениями, телефонными или виртуальными звонками? Бывают ли случаи или ситуации, когда не следует использовать голосовое сообщение? Давайте обсудим. (Если вы найдете ценность в этом уроке, возможно, вас заинтересует мой  бесплатный курс, который научит вас, как развивать эмоциональный интеллект  у себя и своей команды.)

Почему людям нравятся голосовые сообщения

Существует множество причин, по которым люди предпочитают отправлять и получать голосовые сообщения письменным сообщениям. Вот некоторые из них:

  • Для многих говорить проще и быстрее, чем писать
  • Это без помощи рук (и без опечаток), поэтому легче выполнять несколько задач одновременно.
  • Вы можете лучше передавать эмоции и тон своим голосом.
  • Легче рассказывать более длинные истории с более подробной информацией.
  • И отправитель, и получатель отдыхают от просмотра экранов.

И это еще не все.

Некоторым больше нравится слушать голосовое сообщение, чем читать письменное сообщение. Существует также определенный уровень напряжения: никогда не знаешь, может ли сообщение, которое на первый взгляд кажется бессвязным, в конечном итоге раскрыть важное открытие, сделанное отправителем в реальном времени, на полпути записи.

Но это лишь верхушка айсберга. Пожалуй, самым большим преимуществом голосового сообщения является возможность укрепить ваши отношения.

«Я часто использую голосовые сообщения, чтобы передать эмоции и смысл», — говорит Питер Грегсон, тренер по эмоциональному интеллекту и основатель Optimizing Me. «Если получатель слышит ваш голос, ваш интерес к нему, ваше беспокойство по какому-либо вопросу, это проявляется в голосе гораздо лучше, чем в письменном тексте».

Грегсон объясняет, что это особенно ценно, если человек, которому вы пишете, болен или нездоров, или если ему просто нужно чувствовать, что кто-то понимает и что у него есть кто-то в его углу.

Почему бы просто не позвонить?

Вы можете подумать: почему бы просто не позвонить по телефону (или по видеосвязи)? Но голосовые сообщения также имеют несколько преимуществ перед звонками.

Например, отправители сообщений могут говорить без перерыва, что некоторые считают роскошью. А поскольку голосовые сообщения асинхронны, они могут снизить стресс: вы можете отправлять их в любое время, не беспокоясь о том, что вы нарушаете рабочий день получателей.

Аспект времени также снижает стресс для получателей: поскольку голосовые сообщения обычно длиннее, получатели говорят, что они не ожидают немедленного ответа. А поскольку у них есть время обдумать свой ответ и ответить, не отвлекаясь, это может повысить общее качество разговора.

И не забывайте одно из моих любимых преимуществ: получатели могут регулировать скорость сообщения, экономя время.

Хотя это также может быть недостатком : один друг сказал мне, что ему пришлось бросить слушать записи на двойной скорости, так как он начал быстро терять терпение по отношению к своей жене, когда она рассказывала ему историю лицом к лицу.

Когда не следует использовать голосовое сообщение?

Конечно, голосовые сообщения не будут идеальными для каждой ситуации.

Для коротких сообщений или когда вам нужно быстро обменяться информацией туда и обратно, письменные сообщения или звонок обычно предпочтительнее. И хотя вы можете передать больше эмоций голосом, чем текстом, вам лучше встретиться лицом к лицу, если вам нужно поговорить об эмоционально напряженной ситуации или там, где существует вероятность недопонимания.

Наконец, некоторым людям просто не нравятся голосовые сообщения. Они могут считать их обременительными или могут жить или работать в условиях, в которых им труднее правильно слышать. В этом случае, возможно, вам лучше отправить текстовое сообщение или позвонить.

Но я бы рекомендовал не полностью отказываться от отправки им голосовых сообщений. Если вы дадите им время, в конце концов они могут прийти в себя.